Муниципальное бюджетное учреждение

"Муниципальный архив г.Тобольска"

 

 

                          

 

Об архиве

Фонды

НСА

Методические пособия

Законодательство

Библиотека

Услуги

Фотогалерея

Гостевая книга

Наши координаты

Бланки заявлений

Тарифы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

назад

 

 

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ  РЕКОМЕНДАЦИИ

по  сдаче документов по личному составу

на хранение  в МБУ "Муниципальный архив"

(одобрены решением ЭК  МУ «Муниципальный архив г.Тобольска»,  пр.№5 от 30.05.2009)

 

Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы

 

№п/п

Наименование документов

 

Кол-во

Примечание

1.

Письмо  о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов

1экз.

 

2.

 

Решение арбитражного суда

1 экз.

Копия

3.

 

Учредительные документы

1 экз.

Копия

4.

Договор с МБУ "Муниципальный архив" на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации

 

в случае необходимости

5.

Историческая справка по ликвидируемой организации

1 экз.

 

6.

 

Опись дел по личному составу

4 экз.

 

7.

Оглавление, список сокращенных слов к описи

4 экз.

 в случае необходимости

8.

Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению

2 экз.

в  случае необходимости

 

Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии.

Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать здесь.

 

 

Памятка

 по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в

МБУ "Муниципальный архив"

 

1.Упорядочение документов и дел

 

 1.1. Проведение экспертизы ценности

 

          После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает  в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника,  и проводит их инвентаризацию.

         В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

         По итогам экспертизы составляются описи.

         На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.

         Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

        Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.

 

1.2. Формирование дел

 

 При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дело помещаются  документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

- в дело  включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

         - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД  (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

- в дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные  книги и т.п.);  

          -  объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;                                                                                              

          - допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;

-  лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;

-  документы в личных делах формируются в порядке поступления;

-  уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются  приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами,  если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;

-   приложения помещаются вместе с основными документами;

-  документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.

 

2. Оформление дел 

 

2.1.Подшивка дел

 

         Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.

        В делах не должно быть металлических скреплений ( скрепок, булавок и т.п.).

         В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя,  в начале дела в необходимых случаях ( в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

        Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край. 

 

2.2.Нумерация листов в деле 

 

        Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;

  -   листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;

  -   лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

  -   лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

  -   листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

 

2.3.Составление листа-заверителя

 

       В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.

    В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.

 

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 ´ 297)

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

 

 

 

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто)                                     листов

                                                                     (цифрами и прописью)

с № 1  по № 99

                                                                            в том числе:

       литерные номера листов  15а, 78а, 99а;

пропущенные номера листов   33, 34;

пронумерованы чистые листы____________________________________________

    + листов внутренней описи ____________________________________________

 

 

 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2


В деле имеются схемы , карты

отреставрированы

 

Листы №  15, 67

листы № 67, 78        

                                                                               

 

 

 

Наименование

должности

работника                                                                                    Подпись                                                                       Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

2.4. Оформление обложек дел 

Обложка дела  должна содержать следующие данные:

-  наименование  организации и непосредственная подчиненность;

-  индекс дела;

-  заголовок дела;

-  дата начала и окончания дела (тома, части);

-  количество листов в деле;

-  отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»;

-  номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела  вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.

Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.

 

 

Образец оформления обложки дела

Формат А4 (210 ´ 297)

 

МБУ «Муниципальный архив»

 

 

Дело   № 01-02

 

 

Приказ

архива по  личному составу,

документы к ним

Том 1. Приказы  № №  1-52

 

                                                      

                                                                                                                                                   Начато: 10 января 2008г.

                                                                                                                                                   Окончено: 29  июня  2008г.

 

 

                                                                                                                    Хранить        75 (50) лет

                                                                                                                   На      210     листах

 

№  15

По оп.№ 2                                           

2.5. Составление  внутренней описи  дела

         Внутренняя опись документов дела составляется в  личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается  за верхний край к внутренней стороне обложки дела.

         Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов.

         Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 

 

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 ´ 297)

 

 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов дела №_____

 

№п/п

Индекс документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номер

листов

дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ______________________________ документов

                    (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                                                         (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                                                                     Подпись                                                      Расшифровка  подписи

 

Дата

 3. Научно-справочный аппарат

 3.1. Опись дел

 

        На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов.

         Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку  в следующей последовательности:

  -  приказы (распоряжения) по личному составу

  -  лицевые  счета (расчетные ведомости по зарплате)

  -  списки личного состава

  -  карточки ф.Т-2

  -  личные дела

  -  акты о несчастных случаях

  -  табели  работников вредных профессий

         При внесении в опись  заголовков однородных дел первый и последующие заголовки дела прописываются полностью.

         Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела.

         В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.

          Личные дела и личные карточки (ф.Т-2)  вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. 

 

Форма годового раздела описи дел

по личному составу организации

 

Наименование организации                                                                                                                             УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                             Наименование должности
Фонд №______________________                                                                                                                   руководителя организации

ОПИСЬ №____________________                                                                                                                   Подпись     Расшифровка

                                                                                                                                                                             подписи                    
дел по личному составу
                                                                                                                                     Дата

за________________год

 

№№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                                                            (цифрами и прописью)

с №______ по №______ , в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

 

Наименование должности
составителя описи
                                              Подпись                                                           Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом 

организации                                                       Подпись                                                           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)__________________

(наименование организации)
от

 3.2.Историческая справка 

        В исторической справке освещаются:

  -  исторические условия, в которых возникло предприятие;

  -  название организации-предшественника;

  -  дата его создания,

  -  основные вопросы и масштабы деятельности;

  -  круг учреждений, с которыми оно было связано;

  -  его структура и функции;

  -  изменение названия,

  -  подведомственность предприятия;

  -  дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов;

  -  название организации-преемника.

 3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов

           При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов.

         В оглавлении перечисляются все составные части описи: историческая справка, список сокращенных слов, разделы описи.

         Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.

         В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.

        Сокращения помещаются  слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

 3.4.Справка на отсутствующие дела 

         Конкурсным  управляющим,  составляется  справка на отсутствующие документы по личному составу.  В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует.

 3.5.Составление титульного листа

           На титульном листе указываются:

  -  название фонда;

  -  номер фонда;

  -  номер и название описи;

  -  даты дел, включенных  в опись.

    Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива.

    Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.

При обозначении названия фонда необходимо учитывать:

если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

 

Форма титульного листа

Формат А4 (210 ´ 297)

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА»

 

 

 

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА

г. Тобольск, Тюменская область

                                                                                                  29.12.2004 г. –

 

 

 

Фонд №

ОПИСЬ  № 2

Дел  по личному составу

за 2005   -                 годы

 

 3.6.Составление предисловия

        Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда.

      В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие;  название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника.

      Во второй части предисловия приводятся сведения  по истории фонда и его составу. Указываются:  объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное ( документов постоянного хранения)

      Предисловие составляется в 4-х экземплярах.

 

ПЕРЕЧЕНЬ

документов по личному составу

Раздел 1. Общие для всех организаций документы,

включенные в Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций,

с указанием сроков хранения (М.,2000)

 

№ статьи

Наименования документов

Срок хранения (лет)

1

2

3

6

Приказы         о    приёме,    переводах,    увольнении, длительных  отпусках  (по  уходу  за ребёнком,  без сохранения   заработной   платы),   о   премировании, перемене   фамилии;      присвоении   классного   чина госслужащему,

повышении      классности      (разряда)      работника, расследовании несчастного случая с работником, о замещении   вакантной   должности,   о   длительных заграничных   командировках   (выезд   на   работу   в другую              страну),   о   прохождении   практики студентов (если они получали зарплату),

для льготных специальностей (вредных профессий)

-  об учебных отпусках, о направлении на курсы
повышения квалификации, других отвлечениях от
основной работы, работа с сокращённым (неполным)
днём, особых условиях труда

75 (50)

34

Штатные расстановки

75 (50)

153

Лицевые счета

75 (50)

155

Документы на выдачу заработной платы (первичные)

75  (50) - при отсутствии лицевых счетов

288

Тарификационные ведомости

25

304

Перечень профессий с вредными условиями труда по месту разработки и утверждения

Постоянно, включается в

опись дел по личному

составу

305

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 (50)

306

Табели и наряды работников вредных профессий

75 (50)

312

Акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний

45

320

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно, включается в

опись дел по личному

составу

322

Документы о производственных авариях и несчас­тных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) по месту происшествия

-связанных с человеческими жертвами -

45

Постоянно, включается в опись дел по личному

составу

336

Записки, заменяющие   приказы по личному составу

75 (50) (кроме 5-летнего срока хранения)

337

Личные дела работников

75 (50)

338

Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 (50)

339

Личные карточки работников (в том числе временных)

75 (50)

340

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 (50)

342

Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки,   дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

50

345

Документы конкурсных комиссий       по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел    (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты)

75 (50)

348

Протоколы  заседаний  комиссий  по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 (при, отсутствии приказов - 50)

350

Списки работников

75 (50)

357

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 (50)

358

Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения, увольнения работников

д)      личных    дел,    личных    карточек,    трудовых договоров

е)   выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

 

75 (50)

75  (50)

50 (50)

384

Документы     о    представлении    к    награждению государственными     и           ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению

премий в представляющих организациях

75 (50)

385

Ходатайства   о   выдаче   дубликатов   документов   к государственным    наградам    взамен    утраченных, документы к ним (заявления, справки и др.) в других (ходатайствующих) организациях

 75 (50)

479

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50

744

ТП

1989г.

Книги прописки жильцов (домовые книги)

75 (50)

 

Персональные карточки учёта депутатов

75 (50)

 

Протоколы    собраний    акционеров,    учредителей, заседаний правления по кадровым вопросам

75 (50)

 

Раздел 2. Документы о получении высшего и

среднего образования по Примерной номенклатуре

дел высшего учебного заведения 1999 г. и Перечню

документов Минпроса СССР 1981г.

 

11-07

Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии

75 (50)

10-03

Список членов ученого совета

75 (50)

33-17

Личные   дела   слушателей   факультета   повышения квалификации (ФПК)

75 (50)-В ЭПК

 

 

 

 

 

 

 

 

Яндекс.Метрика