|
Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г.Тобольска" |
|
|
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по сдаче документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" (одобрены решением ЭК МУ «Муниципальный архив г.Тобольска», пр.№5 от 30.05.2009)
Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы
Памяткапо подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в МБУ "Муниципальный архив"
1.Упорядочение документов и дел
1.1. Проведение экспертизы ценности
После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию. В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив. По итогам экспертизы составляются описи. На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение. Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив. Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.
1.2. Формирование дел
При формировании дел соблюдаются следующие правила: - в дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела; - в дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения); - в дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные книги и т.п.); - объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела; - допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно; - лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям; - документы в личных делах формируются в порядке поступления; - уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела; - приложения помещаются вместе с основными документами; - документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.
2. Оформление дел
2.1.Подшивка дел
Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах. В делах не должно быть металлических скреплений ( скрепок, булавок и т.п.). В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, в начале дела в необходимых случаях ( в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела. Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край.
2.2.Нумерация листов в деле
Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом; - листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно; - лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; - лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист; - листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2.3.Составление листа-заверителя
В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.
Пример заполнения листа-заверителя дела Формат А4 (210 ´ 297)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов (цифрами и прописью) с № 1 по № 99 в том числе: литерные номера листов 15а, 78а, 99а; пропущенные номера листов 33, 34; пронумерованы чистые листы____________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
2.4. Оформление обложек дел Обложка дела должна содержать следующие данные: - наименование организации и непосредственная подчиненность; - индекс дела; - заголовок дела; - дата начала и окончания дела (тома, части); - количество листов в деле; - отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»; - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом. Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.
Образец оформления обложки дела Формат А4 (210 ´ 297)
МБУ «Муниципальный архив»
Дело № 01-02
Приказ архива по личному составу, документы к ним Том 1. Приказы № № 1-52
Начато: 10 января 2008г. Окончено: 29 июня 2008г.
Хранить 75 (50) лет На 210 листах
№ 15 По оп.№ 2 2.5. Составление внутренней описи дела Внутренняя опись документов дела составляется в личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела. Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Форма внутренней описи документов дела Формат А4 (210 ´ 297)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №_____
Итого ______________________________ документов(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата3. Научно-справочный аппарат 3.1. Опись дел
На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов. Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку в следующей последовательности: - приказы (распоряжения) по личному составу - лицевые счета (расчетные ведомости по зарплате) - списки личного состава - карточки ф.Т-2 - личные дела - акты о несчастных случаях - табели работников вредных профессий При внесении в опись заголовков однородных дел первый и последующие заголовки дела прописываются полностью. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела. В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись. Личные дела и личные карточки (ф.Т-2) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
Форма годового раздела описи дел по личному составу организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности ОПИСЬ №____________________ Подпись Расшифровка
подписи
за________________год
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел (цифрами и прописью) с №______ по №______ , в том числе: литерные номера: ____________________ пропущенные номера: _________________
Наименование должности
Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)__________________
(наименование организации) 3.2.Историческая справка В исторической справке освещаются: - исторические условия, в которых возникло предприятие; - название организации-предшественника; - дата его создания, - основные вопросы и масштабы деятельности; - круг учреждений, с которыми оно было связано; - его структура и функции; - изменение названия, - подведомственность предприятия; - дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов; - название организации-преемника. 3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов. В оглавлении перечисляются все составные части описи: историческая справка, список сокращенных слов, разделы описи. Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц. В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых. Сокращения помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке. 3.4.Справка на отсутствующие дела Конкурсным управляющим, составляется справка на отсутствующие документы по личному составу. В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует. 3.5.Составление титульного листа На титульном листе указываются: - название фонда; - номер фонда; - номер и название описи; - даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива. Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием. При обозначении названия фонда необходимо учитывать: если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием; если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
Форма титульного листа Формат А4 (210 ´ 297)
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА»
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА г. Тобольск, Тюменская область 29.12.2004 г. –
Фонд № ОПИСЬ № 2 Дел по личному составу за 2005 - годы
3.6.Составление предисловия Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда. В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие; название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника. Во второй части предисловия приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное ( документов постоянного хранения) Предисловие составляется в 4-х экземплярах.
ПЕРЕЧЕНЬ документов по личному составу Раздел 1. Общие для всех организаций документы, включенные в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.,2000)
|