Муниципальное бюджетное учреждение

"Муниципальный архив г.Тобольска"

назад

МЕТОДИЧЕСКИЕ  РЕКОМЕНДАЦИИ

по  сдаче документов по личному составу

на хранение  в МБУ "Муниципальный архив"

(одобрены решением ЭК  МУ «Муниципальный архив г.Тобольска»,  пр.№5 от 30.05.2009)

Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы

Памятка

 по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в

МБУ "Муниципальный архив"

1.Упорядочение документов и дел

 1.1. Проведение экспертизы ценности

          После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает  в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника,  и проводит их инвентаризацию.

         В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

         По итогам экспертизы составляются описи.

         На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.

         Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

        Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.

1.2. Формирование дел

 При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дело помещаются  документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

- в дело  включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

         - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД  (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

- в дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные  книги и т.п.);  

          -  объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;                                                                                              

          - допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;

-  лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;

-  документы в личных делах формируются в порядке поступления;

-  уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются  приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами,  если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;

-   приложения помещаются вместе с основными документами;

-  документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.

2. Оформление дел 

2.1.Подшивка дел

         Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.

        В делах не должно быть металлических скреплений ( скрепок, булавок и т.п.).

         В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя,  в начале дела в необходимых случаях ( в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

        Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край. 

2.2.Нумерация листов в деле 

        Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;

  -   листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;

  -   лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

  -   лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

  -   листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2.3.Составление листа-заверителя

       В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.

    В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто)                                     листов

                                                                     (цифрами и прописью)

с № 1  по № 99

                                                                            в том числе:

       литерные номера листов  15а, 78а, 99а;

пропущенные номера листов   33, 34;

пронумерованы чистые листы____________________________________________

    + листов внутренней описи ____________________________________________

Наименование

должности

работника                                                                                    Подпись                                                                       Расшифровка подписи

Дата

2.4. Оформление обложек дел 

Обложка дела  должна содержать следующие данные:

-  наименование  организации и непосредственная подчиненность;

-  индекс дела;

-  заголовок дела;

-  дата начала и окончания дела (тома, части);

-  количество листов в деле;

-  отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»;

-  номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела  вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.

Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.

Образец оформления обложки дела

Формат А4 (210 ´ 297)

МБУ «Муниципальный архив»

Дело   № 01-02

Приказ

архива по  личному составу,

документы к ним

Том 1. Приказы  № №  1-52

                                                                                                                                                   Начато: 10 января 2008г.

                                                                                                                                                   Окончено: 29  июня  2008г.

                                                                                                                    Хранить        75 (50) лет

                                                                                                                   На      210     листах

№  15

По оп.№ 2                                           

2.5. Составление  внутренней описи  дела

         Внутренняя опись документов дела составляется в  личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается  за верхний край к внутренней стороне обложки дела.

         Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов.

         Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов дела №_____

Итого ______________________________ документов

                    (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                                                                     Подпись                                                      Расшифровка  подписи

Дата

 3. Научно-справочный аппарат

 3.1. Опись дел

        На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов.

         Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку  в следующей последовательности:

  -  приказы (распоряжения) по личному составу

  -  лицевые  счета (расчетные ведомости по зарплате)

  -  списки личного состава

  -  карточки ф.Т-2

  -  личные дела

  -  акты о несчастных случаях

  -  табели  работников вредных профессий

         При внесении в опись  заголовков однородных дел первый и последующие заголовки дела прописываются полностью.

         Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела.

         В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.

          Личные дела и личные карточки (ф.Т-2)  вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. 

Форма годового раздела описи дел

по личному составу организации

Наименование организации                                                                                                                             УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                             Наименование должности
Фонд №______________________                                                                                                                   руководителя организации

ОПИСЬ №____________________                                                                                                                   Подпись     Расшифровка

                                                                                                                                                                             подписи                    
дел по личному составу                                                                                                                                     Дата

за________________год

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                                                            (цифрами и прописью)

с №______ по №______ , в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности
составителя описи                                              Подпись                                                           Расшифровка подписи

Заведующий архивом 

организации                                                       Подпись                                                           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)__________________

(наименование организации)
от №

 3.2.Историческая справка 

        В исторической справке освещаются:

  -  исторические условия, в которых возникло предприятие;

  -  название организации-предшественника;

  -  дата его создания,

  -  основные вопросы и масштабы деятельности;

  -  круг учреждений, с которыми оно было связано;

  -  его структура и функции;

  -  изменение названия,

  -  подведомственность предприятия;

  -  дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов;

  -  название организации-преемника.

 3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов

           При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов.

         В оглавлении перечисляются все составные части описи: историческая справка, список сокращенных слов, разделы описи.

         Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.

         В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.

        Сокращения помещаются  слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

 3.4.Справка на отсутствующие дела 

         Конкурсным  управляющим,  составляется  справка на отсутствующие документы по личному составу.  В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует.

 3.5.Составление титульного листа

           На титульном листе указываются:

  -  название фонда;

  -  номер фонда;

  -  номер и название описи;

  -  даты дел, включенных  в опись.

    Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива.

    Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.

При обозначении названия фонда необходимо учитывать:

если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Форма титульного листа

Формат А4 (210 ´ 297)

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА»

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА

г. Тобольск, Тюменская область

                                                                                                  29.12.2004 г. –

Фонд №

ОПИСЬ  № 2

Дел  по личному составу

за 2005   -                 годы

 3.6.Составление предисловия

        Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда.

      В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие;  название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника.

      Во второй части предисловия приводятся сведения  по истории фонда и его составу. Указываются:  объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное ( документов постоянного хранения)

      Предисловие составляется в 4-х экземплярах.

ПЕРЕЧЕНЬ

документов по личному составу

Раздел 1. Общие для всех организаций документы,

включенные в Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций,

с указанием сроков хранения (М.,2000)